Uitbesteden of toch zelf doen? Begin bij effectiever werken! Je hebt al een tijdje je eigen bedrijf als trainer, coach, consultant of andere kennisondernemer. Je bedrijf draait lekker en je bent blij met het succes van je bedrijf.
Maar het is ook druk en een hele kunst om alle klanten in je agenda te proppen. Eigenlijk werk je meer uren dan je zou willen. Om maar niet te spreken over alle business taken die je erbij doet, ook in je vrije tijd. Je snakt naar rust, overzicht en weer meer vrije tijd.
Twijfel tussen uitbesteden of zelf doen (van wat je inmiddels toch al kan) groeit. Aan de ene kant lijkt uitbesteden superfijn. Maar aan de andere kant, als je denkt aan alle management taken die je erbij krijgt, dan zakt de moed je in de schoenen.
Feit is wel dat het zo niet langer kan. Je wil lekker doorgroeien en je bedrijf nog succesvoller maken. Maar je bent al zo vaak ‘s avonds en in het weekend aan het werk. Je wil dat zo graag anders doen, maar hoe?
Dit artikel laat zien hoe je succesvol ondernemen en relaxed groeien kan realiseren met effectief werken en door business systemen in te zetten. De keuze tussen uitbesteden of zelf doen wordt daardoor ook veel eenvoudiger.
Uitbesteden? Effectiever werken?
Als startend ondernemer was je blij met elke klant. En als je dan in de avonduren of in het weekend nog wat moest doen, dan was dat geen probleem.
Maar inmiddels heb je een succesvol bedrijf en is het lastig om nieuwe klanten in je agenda een plekje te geven. En het werken in de avond en het weekend is structureel geworden. Dat was niet de bedoeling toen je voor jezelf begon. Een eigen bedrijf zou je meer vrijheid geven en de mogelijkheid om de dingen op jouw manier te doen.
Van starter naar succesvol bedrijf
Als je start met je bedrijf komt er enorm veel op je af. En de logische fout, die veel ondernemers maken, is dat ze hun bedrijf niet vanaf het begin inrichten als systeem.
Ad hoc taken en klussen oppakken, creatief zijn en maatwerk leveren aan klanten dat is belangrijk voor veel trainers, coaches die een eigen bedrijf beginnen.
Maar de basis van effectief werken – structuur, standaardisatie en processen in kaart brengen – is niet het eerste waar ze mee beginnen en ook niet het tweede. Terwijl dat heel veel tijd, energie en geld kan besparen.
Structuur brengt vrijheid
Gek genoeg is het juist structuur die je heel veel vrijheid kan brengen in je business.
En geloof het of niet, elke business heeft systemen. ‘Ikke niet, hoor!’, denk je nu misschien.
Maar ik waag dat te betwijfelen. Laat ik je een voorbeeld geven. Je hebt ongetwijfeld een manier om je facturen te maken. Voordat je de factuur kan versturen, doorloop je een aantal stapjes: de geadresseerde toevoegen, bepalen hoeveel het verschuldigde bedrag is, hoeveel BTW erbij moet en het opslaan en versturen van de factuur.
Deze stapjes zijn onderdeel van een systeem binnen jouw business: je financiële administratie. En zo heb je heel veel processen die je, misschien onbewust, in je business inzet om de boel draaiende te houden.
Kortom, elke ondernemer werkt met systemen, ook al noem je ze niet zo.
Systemen helpen je met effectief werken
Systemen bestaan uit processen die een bepaald resultaat opleveren en ondersteund worden met tools. En een proces is niets meer dan een aantal activiteiten die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd en met een specifieke output.
“Okay, interessant, maar wat heb ik daaraan?”
Jij kan systemen inrichten die voorspelbare resultaten gaan opleveren en als je dat slim doet, bespaar je jezelf heel veel energie en tijd. Je zou dus kunnen zeggen dat effectiever werken begint met je business systemen inrichten.
Maar dat niet alleen de keuze tussen zelf doen of uitbesteden is veel gemakkelijker. Een goed ingericht systeem geeft je namelijk de mogelijkheid om iemand anders (een deel van) de activiteiten te laten uitvoeren, precies op de manier die jij wil en zonder dat je heel veel uren aan instructie of overdracht hoeft te besteden.
Effectief werken maakt uitbesteden mogelijk
“Oh ja, hoe werkt dat dan?”
Op die manier uitbesteden komt binnen handbereik als je je processen en systemen ook goed documenteert.
Documenteren is niets anders dan de handelingen die jij doet uit je hoofd halen en toevertrouwen aan papier, video, plaatjes of zoiets.
In elk geval een vorm die door anderen bekeken en gebruikt kan worden om dezelfde stapjes te doorlopen zoals jij dat doet. Het klinkt misschien erg simpel en dat is het eigenlijk ook.
Start met effectief werken in 5 stappen
Begin vandaag nog met effectief werken door je business systemen goed in te richten.
In 5 stappen creëer je overzicht in je business, bespaar je enorm veel tijd en kan je relaxed doorbouwen aan je succesvolle bedrijf.
Stap 1: Analyseer je business
Het begint bij het analyseren van jouw business. Wat gebeurt er boven water en wat onder water? Vergelijk het met de bekende ijsberg. Naast het werken met klanten zijn er heel veel taken en processen die je nodig hebt om klanten te krijgen en die klanten te kunnen helpen.
Dit zijn allemaal verschillende rollen die jij als ondernemer op je hebt genomen. Maak er een overzicht van, zoiets als een organisatie-schema.
Stap 2: Breng je systemen in kaart
Als je die analyse klaar hebt, ga je dieper in op de verschillende systemen die zorgen dat al dat werk gedaan wordt. Het geeft je inzicht in de systemen die direct bijdragen aan je omzet en de systemen die ondersteunend zijn. Hiermee krijg je handvatten om te bepalen of je zaken wil uitbesteden of zelf doen. Immers, taken die niet bijdragen aan je omzet, vind je vaak niet leuk, maar uitbesteden brengt je winst omlaag. Tenzij je in de tijd die vrijkomt zelf meer klanten kan helpen en dus extra omzet genereren.
Stap 3: Werk je processen uit
Dit vraagt even wat discipline en geduld. Maar je beloning is enorm.
Start met de taken die je vaak uitvoert. Als je die netjes documenteert, levert dat enorme tijdswinst op.
En als je het visueel kan doen, is dat heel mooi. Maar hier geldt zeker: Done is better than perfect!
Stap 4: Kies matching software die je ondersteunt
Je hebt ongetwijfeld een hele serie tools om je te ondersteunen. Beoordeel goed of je de juiste set hebt verzameld of dat je beter kan overstappen naar andere software om je systemen te ondersteunen.
Stap 5: Optimaliseren en uitbesteden
Als je alle belangrijke systemen in kaart hebt gebracht en de processen en taken gedocumenteerd, dan heb je een enorme slag geslagen. Het bespaart je tijd, creëert overzicht en zorgt dat je kan samenwerken. Kortom je hebt effectief werken voor jezelf gerealiseerd en kan ook effectief uitbesteden.
Wil je graag effectiever werken, maar weet niet hoe?
Als je nu graag aan de slag wil om effectiever te werken, zodat je tijd creëert, overzicht creëert en de stap naar effectief uitbesteden gemakkelijk kan maken, maar je weet niet goed hoe je dat aanpakt, dan is de Making Systems Work methode misschien iets voor jou.
Met de Making Systems Work-methode help ik je om te systematiseren, zodat je relaxed kan doorgroeien met je succesvolle bedrijf.
Wil je weten of het iets voor je is?
Bekijk dan de gratis video serie waarin ik je uitleg hoe je tijd creëert, waar om je mogelijk nog geen business systemen hebt ingevoerd en hoe je start met systematiseren.
