Geld besparen met automatiseren

Hoe je geld bespaart met deze slimme tool #41

Misschien heb je je twijfels bij deze titel. Dat kan ik me voorstellen. Het is niet helemaal des Mirjans. Maar het is niet zo sleazy als het klinkt. Afgelopen week heb ik een nieuwe versie van de tutorialvideo’s voor Zapier opgenomen. Het was hard nodig, omdat Zapier de look en feel van hun software totaal heeft veranderd. Ik vind dat geen enkel probleem, daar betalen mijn klanten me voor en dat niet alleen. Zo blijf ik ook bij.Misschien denk je nu, HUH. Zapier? Wat is dat? Dat leg ik je uit. Het is namelijk een fantastische tool en die moet je echt inzetten in je business. Het was ooit uniek maar inmiddels is het door veel andere bedrijven nagebouwd. Nou wat is het dan of liever gezegd wat doet het.

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify? >

Klik op de optie Luister via in het blokje hierboven.

Transcript: Geld besparen met deze slimme tool

Misschien heb je je twijfels bij deze titel. Dat kan ik me voorstellen. Geld besparen is niet per se mijn focus en aandacht. Het lijkt niet helemaal des Mirjans. Maar het is niet zo sleazy als het klinkt.

Afgelopen week heb ik een nieuwe versie van de tutorialvideo’s voor Zapier opgenomen. Het was hard nodig, omdat Zapier de look en feel van hun software totaal heeft veranderd. Ik vind dat geen enkel probleem, daar betalen mijn klanten me voor en dat niet alleen. Zo blijf ik ook bij. Misschien denk je nu: “HUH. Zapier? Wat is dat?”

Dat leg ik je uit. Het is namelijk een fantastische tool en die moet je echt inzetten in je business en niet alleen om geld te besparen. Het was ooit uniek maar inmiddels is het door veel andere bedrijven nagebouwd.

Wat is Zapier?

Nou wat is het dan of liever gezegd wat doet het. Kort gezegd, het verbindt twee programma’s met elkaar. En dat is op zo’n manier dat er gegevens van programma 1 naar programma 2 gestuurd onder specifieke voorwaarden.

Ik leg het uit aan de hand van een voorbeeld. Stel je voor dat je een vragenlijst hebt in Google Forms waarin je vraagt naar het favoriete drankje van mensen. De opties zijn water, thee, bier, wijn of ranja. Je wil graag aan iedereen die de vragenlijst invult een e-mailtje sturen om ze te bedanken en ze ook extra informatie in een pdf sturen. Dat is met 5 mensen die de vragen beantwoorden prima te doen. Maar wat doe je als je 500 antwoorden krijgt? Dan zet je Zapier in.

Met Zapier kan je bijvoorbeeld een mail sturen naar alle mensen die de vragenlijst hebben ingevuld, maar ook alleen naar die personen die van water of ranja houden. Zapier is dus software die verbindt op de achtergrond.

Zie het als een soort gelei die je in een taart kan doen en zorgt dat alle aardbeien bij elkaar blijven. Het verbindt verschillende software pakketten, zodat er automatisch gegevens van de ene tool naar de andere overgestuurd worden, zonder dat er een mens aan te pas komt. Echt automatisch en op de achtergrond.

Automatiseren & GEld besparen

Dus Zapier zet je in om je business te automatiseren. Klinkt leuk, maar zijn er wel tools die geschikt zijn die je kan verbinden?

Jazeker! Heel veel software is inmiddels geschikt om via Zapier aan elkaar te knopen. Voor leveranciers heeft dit als voordeel dat jij heel veel functies kan gebruiken die niet in hun software zit. Zo blijf je langer bij hen en zij kunnen hun software verbeteren in plaats van uitbreiden. Win – Win. En jou bespaart het zeeën van tijd en bakken met geld.

Hoe dan? Als je nu gegevens handmatig overzet of laat overzetten, dan kan je dat vrij zeker automatiseren. Bijvoorbeeld als je een project start waarvoor je een bord aanmaakt in Trello. En in Toggl houd je je uren bij en daar maak je ook een project aan. Dat kan Zapier voor je doen.

Nog een voorbeeld: Alle posts die je post op Insta, verzamelen in een Airtable, Notion of Google Sheet. Je snapt het al, dat kan Zapier voor je doen.

Een voorbeeld wat ik zelf wel gebruik. Als ik in Youtube een filmpje upload, dan wordt dat automatisch naar Buffer gestuurd en volgens het schema in Buffer gepost op Facebook. Geen omkijken naar. Hoe handig is dat?

En zo zijn er talloze mogelijkheden te verzinnen, waarmee je geld kan besparen en tijd kan winnen.

Hoe veilig is ZAPIER?

Is dat niet gevaarlijk, vragen mensen me wel eens. In het kader van de privacy en informatiebeveiliging bedoelen ze dan. In principe gaat data over de lijn van server A naar server B, dus er is meer kans dat er iets misgaat dan wanneer dat niet gebeurt. Maar in opzet zijn deze verbindingen veilig. Daar zorgen de leveranciers wel voor.

En worden niet per ongeluk de verkeerde gegevens verstuurd, hoe weet ik dat dat goed gaat? Dat gaat niet zomaar mis.

Het zijn namelijk computers 🙂
Ze doen wat jij opdraagt en in dit geval hoe jij die koppeling bouwt. Als het niet precies klopt, werkt het niet. Dan gebeurt er gewoon niks of je krijgt een foutmelding. Het alternatief is om een mens gegevens te laten overtypen of kopiëren/ plakken. dan weet je twee dingen zeker: de kans op fouten is veel groter en het kost je veel meer geld.

Automatiseren met ZApier is geld besparen

Automatiseren loont dus en het is echt veilig.

Zapier is een van de tools die je daarvoor kan gebruiken. Let wel even op. Het vraagt wel dat je je processen goed documenteert en structuur aanbrengt achter de schermen in je bedrijf. Maar dan kan je veel geld besparen op uren van je team. Kunnen zij weer andere dingen doen 🙂

Wil jij hulp bij het selecteren en implementeren van een tool zoals Zapier? Of met wat meer structuur aanbrengen? Dat kan, stuur me een DM op LinkedIn of Instagram. En vond je wat je in deze aflevering hoorde of wat je hier las interessant?

Laat dan een comment achter onder deze post. En/of deel de aflevering met mensen in jouw netwerk die er ook wat aan kunnen hebben. Dank je wel daarvoor 🙂

Geef een antwoord