wanneer starten met automatiseren

Wanneer start je met automatiseren? #50

Starten met automatiseren, wanneer doe je dat? Wat is het beste moment? Als jij je dat afvraagt, is deze aflevering voor jou. Daar wil ik het namelijk in deze podcast met je over hebben. Automatiseren?? Hoezo? Dat is meer voor grote bedrijven, voor productiebedrijven, maar niet voor mijn coachpraktijk, niet voor mij als VA, niet voor mij als trainer, business coach of webshopeigenaar.

Ik leg het je uit in deze aflevering van de Making Systems Work podcast.

Liever lezen?
Scroll dan even verder naar Transcript.


Wil je met mij in contact komen om te bepalen of je wel of geen project management software nodig hebt? Stuur me een privéberichtje op LinkedIn.

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?

Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.

Transcript

Ik kan me voorstellen dat je dat denkt. Automatiseren heeft toch iets van auto’s maken, lopende band en massaproductie. Maar de betekenis van automatiseren is niets meer dan ‘dingen vanzelf laten gaan’.

Vroeger heb je honderd keer de tafeltjes op moeten zeggen om ze te automatiseren, niet meer hoeven nadenken over de uitkomst van 5*6 of 3*9. Het scheelt veel tijd bij het rekenen.

En zo is het ook met taken automatiseren binnen je bedrijf.

Het scheelt je enorm veel tijd, kostbare tijd die je aan andere dingen kan besteden. Of het scheelt je team veel tijd, tijd die je niet hoeft uit te betalen.

Maar er nog een belangrijke reden. Taken die geautomatiseerd verlopen, gaan niet of nauwelijks fout. Dus geen extra controles meer, fouten die niet gemaakt worden hoeven niet hersteld te worden en het scheelt ontevreden klanten.

Hoeveel meer wins wil je hebben? Ik kom zo op wat je dan het beste als eerste kan automatiseren om al die voordelen te behalen.

starten met automatiseren: wat is het beste moment?

Eerst wil ik even ingaan op het beste moment om te starten met automatiseren.

Als je net begonnen bent met je bedrijf en nog niet echt goed weet wat je wil aanbieden, dan is het misschien wat vroeg.

Maar zodra je dat weet, is het moment daar. Ben je in business en heb je je eerste klanten, denk dan al aan automatiseren. Kortom, het beste moment is nu meteen. Net als in dat Chinese spreekwoord van Confucius als ik me niet vergis: het beste moment om een boom te planten was 20 jaar geleden. het één na beste moment is nu. En dat wil natuurlijk niet zeggen dat je meteen je hele business moet gaan doorlichten en alles automatiseren. Dat is niet handig.

Ga stap voor stap. Ik kan me voorstellen dat automatiseren klinkt alsof je controle uit handen geeft, alsof er van alles kan gebeuren zonder dat je het ziet. Maar dat is niet zo. Een computer doet alleen wat jij hem/haar opdraagt. Dus belangrijk is om te leren begrijpen hoe je je opdrachten moet geven, welke tools je kan gebruiken en hoe je overzicht houdt over alles wat automatisch ingeregeld is.

Starten met automatiseren: waar begin je?

Wat ga je dan als eerste automatiseren? Open deur alert: begin met het laaghangend fruit. Ja, dat snap je ook wel. Maar wat is het laaghangend fruit? Dat hangt een beetje van je bedrijf af, maar in zijn algemeenheid adviseer ik klanten te starten analyseren van taken waar je A) geen zin hebt en die B) regelmatig terugkeren. Ik geef je een voorbeeld van een klant van mij. Zij was ongeveer 3 dagen in de week bezig met het verwerken van nieuwe klanten, versturen van e-mails, maken van facturen en controleren van betalingen. Na automatiseren bleef daar een half dagje van over. Wat was het proces vóór automatiseren?

  • Haar klanten vullen op de website een formulier in en bij elke inschrijving kreeg ze een e-mail met alle gegevens in haar inbox.
  • Deze gegevens nam ze vervolgens over in een database.
  • Vanuit die database maakte ze met een merge-functie in Word facturen.
  • Die facturen verstuurde ze per e-mail naar de klant.
  • De klant betaalde per overboeking de factuur.
  • Zij controleerde elke dag haar bankoverzicht 
  • Ze zette in haar database een vinkje als iemand betaald had

Waar zat de winst?

Aanzienlijke winst zat in dit geval bij het geautomatiseerd vullen van de database. Minder tijd en minder foutgevoelig.

En de grootste winst zat ‘m natuurlijk in het implementeren van een boekhoudsysteem. Hierin konden producten aangemaakt worden, zodat niet voor elke klant handmatig een factuur gemaakt moest worden.

En mijn klant had haar hoofd vrij, omdat ze niet steeds hoefde te controleren of haar klanten wel betaald hadden.

Wat hebben we geautomatiseerd?

Dus wat hebben we gedaan?

  1. Eerst de inschrijvingen vanuit de website geautomatiseerd naar de database overgebracht.
  2. Vervolgens in een boekhoudsysteem producten aangemaakt. Per e-mail verstuurt ze nu een product-betaallink, zodat de klant direct kan betalen. Na betaling maakt het boekhoudpakket de factuur. De klant ontvangt de factuur en de betaling is meteen verwerkt.

Dit is een voorbeeld van hoe automatiseren 2,5 dag per maand extra tijd kan opleveren.

automatiseren in jouw business

Misschien denk je nu, een boekhoudpakket implementeren is wel heel basaal, dat heb ik al. En ik heb ook een e-mailmarketing funnel. Dus wat kan in nog doen?

In elke business laaghangend fruit. Tijdlekkende taken, energievretende zoekacties naar bestanden, taken die je al 100 keer gedaan hebt en die je niet boeien en ga zo maar door.

Wil je starten met automatiseren? Weet je niet waar te beginnen en hoe je het handen en voeten geeft? En wil je graag mijn hulp om jouw business te automatiseren? Of weet je niet of ik je kan helpen? Plan hier een call in, zodat we dat samen kunnen verkennen.

Deel jouw ervaringen met automatiseren in de comments onder deze post of via een DM op Instagram of LinkedIn.

Geef een antwoord