Processen kosten tijd, te veel tijd. Je hebt meerdere petten op als ondernemer en hebt het dus al druk genoeg.

Terwijl je als expert begonnen bent, heb je er gratis een paar petten bijgekregen. Die van manager en ondernemer. De ondernemer is de visionair en bedenkt allemaal mooie nieuwe producten of diensten, of acties. En de manager? Die is er voor het maken van afspraken, versturen van e-mails, beheren van de website, het controleren van de e-mailfunnels, het fine-tunen van je SEO, de social media berichten posten en nog veel meer van die klusjes.

En dan heb je thuis ook nog een aantal petten liggen die we hier niet eens meenemen. Dan kan ik me heel goed voorstellen dat je het een beetje druk hebt. Zeker als je je tijd en energie vooral wil richten op je klanten en andere dingen waar je blij(er) van wordt. Maar stel je nu eens voor dat alles achter de schermen lekker loopt. Word je daar niet blij van?

Ja maar, dat gedoe met processen kost zoveel tijd. Tijd die ik niet heb en tijd die ik liever aan andere dingen besteed.

Ik snap helemaal dat je dat denkt. In de organisaties waar ik te maken kreeg met processen werd ik helemaal gestoord van die onoverzichtelijke brij aan processen die in onduidelijke categorieën waren ondergebracht.

En daar ga je de mist in. Het hoeft helemaal niet zoveel tijd te kosten. Als jij als kennisondernemer of expert met een micro-team een paar belangrijke processen uitwerkt, houd je het overzichtelijk. En dat niet alleen, je wordt ongetwijfeld blijer als je snel je acties afrondt, overdraagt of een nieuw iemand inhuurt.

Het levert je namelijk ongelofelijk veel tijd op. Dus het is een investering, net als je investeert in een boekhouder, een laptop, een training of software.

Ja dat kan wel zo zijn, maar met mijn mini-team van andere ZZP-ers is het niet zo belangrijk om processen in te richten. Ik werk met specialisten, die echt wel weten hoe ze hun werk moeten doen.

Jazeker, zij zijn niet voor niks specialist in hun vak. Maar ze werken wel met en voor jou. Je hoeft hen niets te vertellen over hoe zij hun bedrijf organiseren.

Wat je wel kan doen is bepalen hoe je met hen wil samenwerken. Het is fijn voor jou als iemand voor jou social media posts maakt en een ander blogs of andere video’s maakt dat het voor jou op dezelfde manier werkt.

Denk dan aan hoe jullie met elkaar communiceren; via telefoon, Zoom of nog op een andere manier. Wat het proces is om content goed te keuren bijvoorbeeld. En welke software je inzet om opgeleverde content of materialen te delen; de een wil Trello, de ander Asana en weer een ander gebruikt liever een Google spreadsheet.

Daar wordt jij toch gek van?

Ja daar heb je een punt.

Maar wacht even, dan nog. Waar moet ik beginnen om zo weinig mogelijk tijd kwijt te zijn?

Goeie vraag. Begin eens met inventariseren waar je het meeste tijd aan kwijt bent met info bij elkaar zoeken, verschillende programma’s open klikken en copy/paste of overtypen. Daar zit je laaghangend fruit.

Breng in kaart welke stappen je doorloopt om het hele proces te doorlopen en bepaal dan waar de meeste tijdswinst zit. Pak dat aan door afspraken maken, minder verschillende software te gebruiken of schrap stappen die niet echt nodig zijn. Dat klinkt redelijk. En dan hoef ik dus ook niet alles ineens te doen? Nee, zeker niet. Begin met het laaghangend fruit en ervaar de voordelen. Dat is mijn advies

Je hebt gelijk, het klinkt alleszins doable op deze manier. Het kost wel tijd, maar gaat me vast nog meer tijd opleveren.

Precies! Dat is ook de doelstelling! Als je dit bij alle relevante processen in je bedrijf doet, gaat het je uiteindelijk heel veel tijd, rust en overzicht geven.

Zeg, kan jij ook helpen hierbij?

Zeker kan ik dat. Plan via de site een call in om te verkennen of het voor jou nu passend is om mijn hulp in te schakelen. Ik help je met alle plezier. Want als jij lekkerder kan werken, is mijn doel bereikt 🙂

Deze podcast is uit de serie: [Business Back-end Basics]