project management software nodig

Wanneer heb je project management software nodig? #48

Heb je wel een project management tool nodig? Dat was mijn antwoord op de vraag ‘Welke project management software is geschikt voor mij?’ In deze aflevering deel ik wanneer je project management software inzet, en wanneer je dat niet nodig hebt. Ook leg ik je uit waarom project management software niet werkt om je business te runnen.

Wil je met mij in contact komen om te bepalen of je wel of geen project management software nodig hebt? Stuur me een privéberichtje op LinkedIn.

Ik leg het je uit in deze aflevering van de Making Systems Work podcast.

Liever lezen?
Scroll dan even verder naar Transcript.

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?

Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.

Transcript

Heb ik project management software nodig? Dat is de vraag die ik laatst kreeg van Astrid. Een hele leuke vraag en heel waardevol voor jou, omdat ik merk – als gecertificeerd project manager – dat lang niet iedereen weet wat een project is.

Weet je al zeker dat je een project management tool wil en denk je dat deze aflevering niks voor je is? Ook dan denk ik dat deze aflevering waardevol voor je kan zijn.

Maar denk jij daar anders over? Dan houd ik je niet langer op en wijs ik je graag op aflevering #40 waarin ik uitleg hoe je de beste project management tool vindt voor jouw business.

project management software: zinvol?

Voor de duidelijkheid en om elk misverstand te voorkomen. Project management software voegt heeeel veel toe als je bedrijf vooral projecten draait.

Maar werk je wel echt projectmatig in jouw business. Het lijkt flauw, maar om de beste tool te kiezen is het een relevante vraag.

Waarom stel ik de vraag überhaupt? Ik hoor heel vaak de vraag: Oh, kan je me een tip geven voor project management software? Yep. Dat kan ik natuurlijk. Maar heel vaak de vraag te komen van een coach die vooral coach klanten helpt, 1-op-1 of in groepen. En om een of andere reden, en vraag me niet waar dat vandaan komt, zodra deze coach een VA inhuurt voor ondersteuning gaat ze op zoek naar project management software.

Ik snap de behoefte zeker wel. Het idee is dat er een plek is op het internet waar je als ondernemer kan samenwerken met je teamlid of teamleden. Maar…. ik verklap je een geheim: Meestal is een project management tool niet wat je nodig hebt. Sterker nog, meestal blijkt dat het niet lekker werkt.

Wanneer werkt project management software niet?

Waarom werkt het niet lekker? Daar is een simpele verklaring voor. Samenwerken met een VA en taken uitbesteden gaat meestal over dagelijkse of wekelijkse taken die steeds terugkeren. Denk aan het beheren van je agenda en mailbox, je financiële administratie bijwerken en bijwerken of social media posts plannen. Dat is wat je uit wil besteden, toch? En juist dat periodieke en herhalende werkt niet in projecten. Laten we eerst eens kijken wat een project is.

Wat maakt een project een project?

Een project heeft een duidelijk eindproduct, zoals het opleveren van een goed werkende, snelle website in de huisstijl van de klant. Dit betekent dat je een resultaat bereikt – een website – dat voldoet aan vooraf gestelde eisen, werkend en snel in de juiste huisstijl.

Een project heeft een start en een eind in de tijd en meestal ook in budget (geld of uren). Dus in het voorbeeld van de website: we starten op 1 oktober en op 30 november leveren we de website op en het budget is €2100 of 48 uur.

Een derde kenmerk van een project is dat het uniek is. Uniek betekent dat het niet eerder zo gedaan of zo gemaakt is. Een website bouwer die een website maakt, heeft steeds andere eisen en wensen van de klant en in de loop der tijd ook andere techniek. Uniek betekent ook dat er een onzekerheid is over hoe lang het duurt en of het gewenste resultaat helemaal bereikt kan worden. Dus een project brengt een beetje risico met zich mee.

En een vierde kenmerk: een project heeft een duidelijk doel. Je gaat niet zomaar voor de lol projecten doen. In het geval van de website heeft de klant tot doel om (beter) zichtbaar te zijn op google bijvoorbeeld en de website bouwer wil meer klanten helpen, daarvoor is een tevreden klant en een extra website in het portfolio belangrijk. Ik kan me voorstellen dat je behoefte hebt aan voorbeelden.

Voorbeelden van projecten in een online business

Concreet, wat zijn voorbeelden van projecten in een online business? Je wil een nieuwe website of online academie. Dat is een project. Sterker nog, als je dat niet als project inricht, loop je het gevaar dat het eindeloos gaat duren.

Je wil een boek schrijven, dat is een project. Als je een nieuw programma lanceert of een event organiseert, dat is een project.

En lanceringen? Zijn dat projecten? Dat hangt er vanaf. De eerste keer uiteraard wel, maar als je voor de 10e keer je programma lanceert, dan is het geen project in de strikte zin van het woord. En zoals dat gaat met regels, je kan een draaiboek voor een lancering prima als template opslaan en in een project management tool onderbrengen.

En hoe zit het dan met nieuwe software? Ja, ook dat zou ik als project aanvliegen van selecteren tot implementeren. Maar het beheer? Dat dan weer niet.

Project vs Business runnen

Oké, je weet nu wat de belangrijkste kenmerken van een project zijn en ik heb je een paar voorbeelden gegeven. Zo weet je wat projecten zijn.

En als je de kenmerken goed op je in laat werken, weet je waar het verschil zit met dagelijks runnen van je business. Daar draait het om consistentie, voorspelbaarheid en herhaling. Je wil niet dat het wegwerken van je e-mail heel veel tijd kost of het bijwerken van de financiële administratie. Dat geldt ook als je social media posts wil inplannen voor een week; dat moet gewoon gedaan worden.

Maar hoe organiseer je dat soort taken dan? Overbekende project management software, zoals Trello of Asana, hebben sinds kort de optie om taken herhalend te maken. Trello via de Power Up Card Repeater en in Asana kan je recurring aanzetten als je een Due Date invult. Vink je de taak af? Dan creëert Asana zelf een nieuwe taak voor het volgende moment. Geboren uit nood, als je het mij vraagt.

Voorbeeld Recurring taak in Asana

Geen project management software. Wat dan?

Maar ik wil de taken voor mijn team wel ergens vastleggen en ik wil niet te veel tools naast elkaar. Dat snap ik helemaal. Compleet logisch.

En toch is het slim om project management tools te gebruiken voor projecten en taakmanagement tools om lopende taken te managen.

Als je heel af en toe ene project draait, kies dan een taken management pakket waarin je taken goed kan organiseren in groepen of lijsten, zodat je voor jouw project toch binnen dezelfde tool kan werken.

Wil je best of both, ga dan voor een slimme connector, zoals Zapier. Binnenkort neem ik een aflevering op over wat je met zo’n connector als Zapier kan doen. En vooral hoe jouw ondernemersleven een stuk relaxter wordt met zo’n tool in the house.

Werk je projectmatig of kan je beter op zoek naar iets anders? Laat het weten in de comments onder deze post of via een DM op Instagram of LinkedIn.

Geef een antwoord