Productiever werken wil iedereen, toch? Maar als je zo bent als ik, dan heb je een eeuwig groeiende to do lijst waar nooit een eind aan komt.
Sterker nog, het is zoals onkruid in je tuin, het woekert door en elke keer als je een vinkje zet staan er tig dingen bij. Een soort kwelling dus eigenlijk.
Maar waarom houden we van to do lijstjes, want dat doen mensen blijkt uit onderzoek ( https://hbr.org/2022/01/why-we-continue-to-rely-on-and-love-to-do-lists )
Wil je met mij in contact komen om te bepalen of je wel of geen project management software nodig hebt? Stuur me een privéberichtje op LinkedIn.
Ik leg in deze aflevering van de Making Systems Work podcast uit hoe ik omga met taken, to do’s en ideeën .
Liever lezen?
Scroll dan even verder naar Transcript.
Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?
Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.
Transcript
Waarom we dan toch van to do lijstjes houden?
Het heeft iets te maken met het uit je hoofd halen. Als iets op een lijstje staat kan je het niet meer vergeten en dat is fijn. En als je een to do afvinkt, geeft het je een tevreden gevoel. Dat wil zeggen, tot je de eindeloze lijst met niet afgevinkte to do’s ziet. Ik ben er dus mee opgehouden. Met ToDo lijstjes. Weg met To Do lijstjes als je productief wil werken! En ik ben niet de enige die ToDo lijstjes maar niks vind. Geen twijfel mogelijk: het is heel slim om efficiënt met je tijd om te gaan. Time management gaat hand in hand met productiviteit. En om een of andere reden zijn to do lijstjes daar ook in geslopen. Hoe dan? Ik ben er dus mee opgehouden. Met ToDo lijstjes. In plaats daarvan is mijn agenda mijn To Do lijst. En geloof me die is heel flexibel. Maar ik kan ‘m niet voor alles gebruiken.
Productiever werken: taken ipv to do's
Dus wat doe ik met de rest? Alles wat niet in mijn agenda past. Alles wat landt op mijn bord, zoals vragen, ideeën (en dat zijn er veel), taken of nieuwe software die ik wil onderzoeken, organiseer ik in een taakmanagement tool. Dat vind ik handiger dan in Asana of Trello of Notion.
Het fijne van een taakmanagement tool is dat er niet te veel poespas omheen zit. Taken zijn concrete acties die ik moet doen, er zit een plan achter. Een taak heeft een tijdsduur en een deadline, soms subtaken en ik koppel er ook wel bestanden of linkjes aan. Subtaken maak ik als er meer stapjes in een taak zitten. Denk bijvoorbeeld aan iets heel simpels als: ‘Tomatensoep maken op woensdag’ Dan moet ik de boodschappen doen, groenten snijden en de soep maken en dat doe ik niet per se allemaal achter elkaar. Wel wil ik een bepaald recept kunnen linken, zodat ik weet waar ik de ingrediënten kan vinden en hoe ik de soep moet maken.
Ik weet niet hoe het voor jou is, maar op deze manier ben ik 10 keer productiever dan wanneer ik alleen maar ‘tomatensoep maken’ noteer. En dat laatste zou ik op een to do lijst doen.
Meten maakt productiever
Een belangrijk kenmerk van taken en deze productiever uitvoeren is dat je beter wil worden in taken managen en plannen. Ik wel tenminste.
Dus een gemakkelijke manier voor tijdregistratie is super handig en belangrijk.
Maar dat niet alleen, ook een rapportage voor hoeveel taken je op tijd afrondde of welke taken open bleven staan en bij wie is belangrijk om steeds productiever te werken.
Ik verwerk trouwens al mijn taken in mijn agenda. Staat het niet in mijn agenda? Dan bestaat het niet.
To do's en Ideeen: elk een eigen plek
En hoe zit het dan met to do’s, heb ik die echt niet meer?
Waarom to do lijstjes niet werken voor mij is, omdat dat dat een verzameling is van acties die ik in de toekomst nog eens wil doen.
Zonder tijdsframe of concrete stapjes. En dat zie je ook terug in de meeste To Do tools, zoals Remember the Milk of Todoist. Daarin kan je wel een deadline aan geven en je kan to do’s organiseren, maar het blijft heel basaal. Zeker niet handig om met een team aan verschillende taken te werken of gedegen rapportages te maken.
Ideeën
Waar ik nog niet echt een besluit over genomen heb, zijn ideeën.
Nu heb ik een apart ideeëntool, om te zorgen dat ze ergens landen, Ideanote. En dat is wel heel leuk, zeker als je met een team ideeën stapjes verder brengt. Maar het is weer een andere tool, alhoewel ik het kan integreren met een project management tool als het idee ‘rijp’ is 🙂
Hoe doe jij dit?
Hoe houd jij je to do’s bij? Werk je ook liever met taken en heb je daar een tool voor? Laat me weten wat jouw oplossing is voor taken, ik ben erg benieuwd hoe jij grip houdt op taken en ideeën registreert.
