Structuur in je business klinkt als snel groot en veel, overkill of totaal niet interessant. Maar het kan je enorm veel opleveren, net als mijn klant waar het in deze podcast over gaat.
Je hoort het in deze aflevering van de Making Systems Work podcast.
Liever lezen?
Scroll dan even verder naar Transcript.
Wil je met mij in contact komen? Stuur me een privéberichtje op LinkedIn.
Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?
Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.
Transcript
“Het is te veel en te groot voor mij,” had alles te maken met structuur in je business.
De eerste keer dat ik haar sprak was ze bijna in tranen. Ze had geen overzicht meer. Haar groeiend aantal opdrachten en klanten zorgden voor heel veel e-mails, afspraken, documenten, presentaties, werkplekken en nog veel meer. Daarnaast wilde ze op LinkedIn haar bijdragen leveren, een blog schrijven en zorgen dat de boekhouding op orde bleef. En eigenlijk had ze het plan om ook video’s te maken. Maar daarvoor had ze overzicht nodig en tijd, vooral heel veel tijd. En dat ging niet echt samen met de groei in opdrachten en klanten. Toen ik haar vertelde over processen, structuur aanbrengen en automatiseren, was haar eerste reactie:
“Dat is niet voor mij, te veel en te groot.” In deze aflevering deel ik hoe een van mijn klanten haar business onder de loep nam, hoe we samen processen uitwerkten en hoe ze nu de vruchten plukt van haar structuur.
Structuur in je business: business systemen
Tijdens onze eerste Zoom sessie hebben we haar hele business ontleed. Alles wat ze deed – van social media posts, tot materiaal maken voor haar trainingen tot facturen sturen.
Haar business bleek – net als veel andere businesses van trainers en kennisondernemers – opgebouwd uit een aantal business systemen; marketing, sales en natuurlijk delivery (om maar in het Engels te blijven) voor de klanten en administratie en de dagelijkse operatie om haar business draaiende te houden. En wat in vredesnaam is een business systeem, denk je nu misschien.
Wat is een business systeem?
Een business systeem is een set van processen die zorgen voor een bepaalde uitkomst. Laten we een voorbeeld uitwerken, want ik kan me voorstellen dat het nogal vaag en abstract klinkt.
We nemen een sales systeem als voorbeeld. Dat heeft als doel om verkopen te krijgen en alles wat bijdraagt aan dat resultaat, is onderdeel van dat systeem.
Laten we zeggen, je verkoopt online programma’s. En je houdt een webinar voor potentiële klanten om hen uiteindelijk een aanbod te doen, zij kunnen dat aanbod kopen via een landingspagina en een verkooppagina of misschien wil je dat ze hun telefoonnummer achterlaten als ze interesse hebben en bel je ze na afloop van het webinar om de sales te closen.
Dat is allemaal onderdeel van je sales systeem.
Het systeem bestaat dus uit meer dan alleen activiteiten die je uitvoert.
- het webinar
- de landingspagina
- de verkooppagina
- de facturen
- eventueel de telefoontjes
- de mails die klanten na aankoop ontvangen
Ze zijn allemaal onderdeel van je sales systeem. En zo heb je ook een marketing systeem dat zorgt voor leads naar je webinar en een delivery systeem waarin je je product of dienst levert.
Voordelen van business systemen
Heb je nu een beeld bij een sales systeem? Dan heb je waarschijnlijk ook een beeld van jouw eigen sales systeem. En zo niet, ga dan eens zitten met een blanco A4 en schrijf het op. Dat sales systeem is voor elke business net even anders ingericht. Gewoon, omdat jij net anders bent, andere klanten hebt, andere belangen of doelen hebt. Zo’n sales systeem uitwerken heeft drie belangrijke voordelen.
Ten eerste krijg je de mogelijkheid om anderen te laten zien hoe jouw sales systeem in elkaar zit. Handig als je taken wil uitbesteden, omdat je dan zelf heel goed kan bepalen wat je precies wil uitbesteden.
Het tweede voordeel is dat je kan gaan versimpelen. Met een uitgewerkt proces voor je neus zie je heel duidelijk wat dubbel is, wat gemakkelijker kan, waar fouten optreden. Heel fijn om je business te versimpelen en te verbeteren.
En het derde en laatste voordeel is dat je taken kan automatiseren. Automatiseren kan alleen maar als je processen duidelijk uitwerkt en per activiteit weet welke input je moet leveren en welke output het oplevert. Je moet een computer namelijk precies vertellen wat ie moet doen, anders doet ie niks 
Structuur in je business: inzicht is waardevol
Toen ik met mijn klant haar systemen aan het ontleden was, zag ze zelf heel duidelijk waar haar bottle neck zat.
Ze deed maar wat en had nauwelijks structuur in haar administratie en dagelijkse operatie.
Wel in haar werk met klanten, daar was het belangrijk, maar in haar eigen business was het achter de schermen kort gezegd een zooitje.
Wat ik echt heel tof vind, is dat ze zelf tot het inzicht kwam wat er misging en waarom ze totaal geen overzicht had.
En wat zij nodig had om wel overzicht te kunnen krijgen en houden.
Het resultaat is dat we processen hebben kunnen inrichten die helemaal bij haar passen, bij haar als persoon en bij haar als ondernemer. Uniek voor haar.
Dus niet meer “te veel en te groot”, maar precies passend, zodat ze nu in alle rust kan groeien, niet meer elke avond hoeft te werken en te stressen, maar helemaal in haar element is met haar klanten en haar business.
Software niet vergeten
Waar ik nog niets over gezegd heb is de software. Software is namelijk een belangrijke component van een business systeem, zeker als je wil automatiseren.
En inmiddels is er een ware software jungle ontstaan. Je hebt als ondernemer maar liefst tegen de 10.000 software producten waar je je weg in moet vinden naar de juiste software voor jou.
Het zou een hele lange aflevering worden als ik je daar in mee zou nemen. Dat doe ik dus niet, maar de volgende aflevering gaat over software en het selecteren van de best passende software. Eén van mijn favoriete onderwerpen 😉
Voor mijn klant heeft het heel veel opgeleverd, haar processen uitwerken en structuur aanbrengen. De paniek van ons eerste gesprek is totaal verdwenen. Toen ik haar laatst sprak zei ze dat ze verbaasd was wat ze in korte tijd voor elkaar had kunnen krijgen. Daar ben ik dan echt heel blij mee. Vraag jij je af wat meer structuur in jouw business je zou kunnen opleveren, stuur me dan een email met je vraag. Gewoon naar hallo@howtohotspot.nl We bespreken jouw situatie en onderzoeken samen wat het jou kan opleveren.
Wat neem jij mee uit deze aflevering? Laat het me weten in de comments onder dit bericht.
En vond je het een waardevolle aflevering?
Dan zou ik het waarderen als je minuutje neemt om aantal sterren achter te laten in favoriete podcast app.
