De dagen worden alweer merkbaar langer. Gek genoeg krijg ik dan het gevoel dat ik meer tijd heb. Absurd natuurlijk, omdat er altijd 24uur in een dag zitten (behalve op de dagen dat we de klok verzetten :-)). En die uren besteed ik niet altijd even slim, als ik heel eerlijk ben.
Zo zit ik zomaar een half uur mijn LinkedIn profiel op te poetsen, zonder echt iets te veranderen of ik vind het ineens enorm nodig om mijn – nog niet met het blote oog te detecteren – radijs en spinazieplantjes even liefdevol toe te spreken.
Of ik vraag me af welke alternatieven voor Google Analytics er eigenlijk zijn, voor het geval dat ze in Brussel bedenken dat GA echt niet meer voldoet.
Of ik tweak de opname van de intro voor mijn podcast nog ff, terwijl goed ook goed genoeg is.
Je bent nooit de enige
De opa van Dolfje Weerwolfje zei het al. En ik troost me dus maar met de gedachte dat ik vast niet de enige ben en dat het ook wel heel vaak goed gaat.
Sinds ik:
- consequent mijn agenda inplan voor alles wat ik zelf wil doen – nee, deed ik niet
- en me daaraan houd – nee, deed ik ook niet
- en me houd aan de timers die ik zet, deed ik ook niet
ben ik echt het toonbeeld van productiviteit en focus.
Soms.
Online tools
Online tools die tijd opleveren
Wat me altijd enorm helpt zijn allerlei tools die tijd helpen creëren.
Grappig is dat je tijd kan creëren door tijd te investeren.
Automatiseren wat kan: twee voorbeelden
Alles wat ik kan automatiseren, automatiseer ik ook.
Een simpel voorbeeld: als ik een howto-video upload naar Vimeo, sleep ik die gewoon in een mapje op mijn laptop. De upload gaat daarna automatisch, de link komt vanzelf in een overzicht en ik kan die link dan gemakkelijk terugvinden als ik ‘m nodig heb.
Een tweede voorbeeld. Om te weten wat ik nu eigenlijk doe op zo’n dag dat ik niet zo productief ben, heb ik vaak de Toggl tracker aanstaan.
Niet dat ik dan zelf op een knopje moet klikken om de registratie te starten, maar de automatische tracker. Dan kan ik na een dag of een week eens kijken wat ik nu eigenlijk heb uitgespookt.
Fijn voor het brein
Waarom creëren die tijd?
Dat kan je je afvragen.
Zonder te willen beweren dat ik een breinexpert ben, ervaar ik dat een hele serie van die kleine taakjes, zoals video exporteren, Vimeo openen, video uploaden – wachten, spreadsheet openen, linkje uit Vimeo kopieren en plakken in spreadsheet enorm veel vragen van mijn brein.
Gebruiksvriendelijke software
De cognitieve belasting is hoog, omdat ik steeds moet bedenken wat ik ook alweer moet doen als volgende stap en wachten tussendoor doet het geen goed. Een verklaring daarvoor vinden we o.a. in het boek Don’t Make Me Think.
Het gaat over usability van software en websites, praktisch en gebaseerd op wetenschappelijk inzichten. Superboeiend, maar te veel voor nu.
Waar je nu wel wat aan hebt:
Het geheim van gebruiksvriendelijke software (of websites) is dat het zonder nadenken duidelijk is:
- wat waar te vinden is,
- in welke volgorde je iets moet doen,
- hoe iets past in het grotere geheel.
Kortom, ik hoef niet na te denken over hoe ik iets doe in een programma, maar alleen over de inhoud die ik wil plaatsen of vinden.
Binnen een tool is gebruiksvriendelijkheid niet altijd top.
Multi-tasken is nog erger dan je dacht
Maar zeker als je dan schakelt tussen verschillende tools, vraag je dus best wat van jezelf. En dan snap je meteen waarom het zo fijn is om de registratie van een video link in een spreadsheet te automatiseren. Computers hebben niks met gebruiksvriendelijkheid, die doen gewoon wat is ingesteld. Nog wel in elk geval 🙂
En dan snap je ook dat het automatisch tracken van wat ik doe op een dag, veel gemakkelijker is voor een Toggl dan voor mij. De registratie gebeurt automagisch en ik doe alleen maar wat ik wil – of vind dat ik moet – doen.
Tijd besparen vs tijd creëren
Nu zijn veel ondernemers niet op zoek naar tools om tijd te creëren, maar ze willen graag tijd besparen.
Sec tijd besparen betekent in mijn ogen de tijd die je ergens aan besteedt niet meer daaraan besteden – het uploaden van een video of het kopiëren van een linkje.
Maar het automatiseren levert meer op: het kost me geen energie meer om te schakelen tussen de verschillende software programma’s, te bedenken wat ik ook alweer wilde doen, de juiste knop te vinden en te bepalen welke link ik wil kopiëren, welke spreadsheet het ook alweer was en in welke kolom ik de link moet plakken. Daarvan moet mijn brein namelijk wel ff bijkomen.
Dus automatische processen doen meer dan de actie-tijd besparen; ze doen wat jij niet hoeft te doen en ze houden je hoofd vrij van al die schakelmomenten. Dubbele winst dus eigenlijk.
Efficiënt werken met deze onmisbare online tools
Bijna elke ondernemer kent taakjes zoals mijn video’s uploaden; denk aan afspraken plannen, of een blogpost met afbeelding plaatsen op je website of social media berichten maken met afbeelding en plaatsen.
En wie wil dat niet zo efficiënt mogelijk doen?
Er zijn handige tools om je te ondersteunen.
Om jou de zoektijd en vergelijktijd op Google te besparen heb ik een aantal tools voor je op een rijtje gezet in een gratis pfd: ‘9 Onmisbare online tools om tijd te besparen’.
Eigenlijk had de titel moeten zijn Onmisbare tools om tijd te creëren, maar degenen die dit artikel niet gelezen hebben, begrijpen het dan niet 🙂
Klik hier voor de download.
Jij en ik weten nu dat het om meer gaat dan alleen tijd besparen.
Heb je deze pdf al gedownload?
Dan ben ik benieuwd welke tool of tools je het meeste tijd opleverden.
Oh, en ken je iemand die zeker baat heeft bij deze pdf?
Deel deze link, zodat zij ook kunnen profiteren van de dubbele winst.