time management slimmer werken

Efficiënter werken? Vergeet time management #45

Time management en meer doen in minder tijd. Als ik met klanten spreek willen ze vaak meer doen in minder tijd. Het doel is tijd overhouden voor klanten, privé dingen of gewoon niks doen. Maar meer doen in minder tijd lost het probleem niet op. Time management is heel belangrijk, ik zal de laatste zijn om dat te betwisten. Ik leer en oefen nog steeds met behulp van mijn favoriete boek, How To Be A Productivity Ninja. Dat boek houdt het ook een beetje leuk 🙂 

Maar slimmer werken levert uiteindelijk veel meer tijd op dan alleen maar mijn tijd beter benutten.

Slimmer werken is voor mij namelijk je bedrijf achter de schermen efficiënt inrichten, slimmer samenwerken met je teamleden als je die hebt en automatiseren wat kan.

Dat gaat dus verder dan alles wat je op je bord tegenkomt snel en efficiënt verwerken. Het is vooral zorgen dat er minder op je bord komt.

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?

Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.

Transcript

Slimmer werken is voor mij namelijk je bedrijf achter de schermen efficiënt inrichten, slimmer samenwerken met je teamleden als je die hebt en automatiseren wat kan. Dat gaat dus verder dan alles wat je op je bord tegenkomt snel en efficiënt verwerken. Het is vooral zorgen dat er minder op je bord komt.

Slimmer samenwerken

Ah uitbesteden dus, denk je nu misschien. En ja dat is een top manier om minder op jouw bord te krijgen. Maar slim samenwerken met teamleden – en ook klanten – vraagt een goede voorbereiding en een goede uitwerking. Slim samenwerken doe je namelijk niet door alles wat je niet op jouw bord wil op het bord van een teamlid te kieperen. En ook niet door je klanten zomaar meer verantwoordelijkheid te geven voor hun eigen resultaat. Maar je kan klanten en teamleden vaak wel meer zelf laten doen of bedenken dan je nu doet. Eén van mijn klanten in mijn Making Systems Work-programma zei tegen mij: deze lijst die wij nu samen doorlopen, had je mij ook als huiswerk kunnen geven. En hij had helemaal gelijk. 

Alle volgende klanten hebben dat lijstje namelijk prima zelf kunnen voorbereiden. Maar slim samenwerken met je team betekent ook zoiets simpels als een gezamenlijke takenlijst in een project management tool. Hoe je een goede project management tool selecteert daar heb eerder een podcast over opgenomen, nummer 40.

Maar het betekent ook afspraken maken over hoe je met elkaar communiceert, in welke vorm – via Zoom, telefonisch of via e-mail – en hoe vaak.

Automatiseren

Automatiseren is voor mij helemaal verbonden met slimmer werken. En er is zo ongelofelijk veel mogelijk met simpele middelen. Ik zal er eens een aparte podcast over opnemen.

Automatiseren betekent dat je software voor je laat werken. Taken die jij dan niet meer hoeft te doen! Hoe slim is dat? Het enige dat doet is eenmalig twee programma’s aan elkaar koppelen. In die koppeling leg je vast wat de trigger is in tool A en wat de actie is in tool B. Zo kan je een hele waterval aan acties uitzetten, zonder dat daar mensen handen en hoofden aan te pas komen. Ik geef je een voorbeeld.

Als ik video’s upload in Vimeo, wordt op de achtergrond de link van de nieuwe video automatisch toegevoegd aan een Google spreadsheet. En dat gebeurt alleen bij nieuwe video’s, niet als ik een video update.

Nog een voorbeeld: zodra een nieuwe klant de factuur betaald heeft in Moneybird, wordt de klant automatisch toegevoegd aan mijn e-mailmarketingprogramma in de lijst Klanten. Zo hoef ik ze niet meer handmatig toe te voegen en kan ik het ook niet vergeten. Superefficiënt en heel effectief.

slimmer samenwerken en automatiseren: Hoe dan?

Dat brengt me bij een volgend topic, de workflows in je business. Of je nu je processen helemaal hebt uitgewerkt of niet, je hebt een bepaalde manier van werken aangeleerd. Bepaalde stappen die je in dezelfde volgorde doorloopt en taken die je steeds op eenzelfde manier uitvoert. Zo zitten wij mensen gewoon in elkaar. Fijn om routines te hebben, omdat je dan niet heel hard hoeft na te denken bij alles wat je doet.

Die routines uitwerken in workflows helpt je om je taken sneller te doen. Maar ook – en dat is misschien nog wel belangrijker – om gemakkelijker taken uit te kunnen besteden. En zo creëer je dus tijd, in plaats van dat je je tijd zo efficiënt mogelijk benut.

Time management helpt je om je eigen tijd zo efficiënt en effectief mogelijk in te zetten.

Maar het helpt je niet om fundamenteel meer tijd te creëren.

Daarvoor moet je nog een stapje verder gaan. En dat betekent slim samenwerken met je klanten en je team door hen meer verantwoordelijkheid te geven, taken automatiseren om fouten te voorkomen en tijd te creëren.

En die twee – slim samenwerken en automatiseren – gaan een stuk gemakkelijker als je de workflows binnen je bedrijf uittekent.

Vraag je je nu af hoe je in jouw drukke business de stap kan zetten naar slimmer werken? Wil je daar hulp bij? Laten we in gesprek gaan om te kijken of ik de match ben die jou daarbij kan helpen. Dat kan simpel door me een DM te sturen op Instagram of LinkedIn.

Vond je deze podcast interessant? Abonneer je in je favoriete podcast app om geen aflevering te missen. En als je daar toch bent, zou je mij een enorm plezier doen als je review achterlaat.

Geef een antwoord