#34 geen structuur

Zo ontstaat ruis. En hoe je het voorkomt #34

Geen structuur resulteert in ruis in de communicatie in je business.
Zonder duidelijke afspraken, processen en automatiseringen ligt het voor de hand dat teamleden op eilandjes gaan werken. Als VA heeft Joyce (podcast aflevering #15) te maken met allerlei verschillende ondernemers. Soms heeft ze het gevoel op een eilandje te werken.
Vaak heeft dat te maken met hoe de business is georganiseerd. En hoe processen niet echt goed zijn uitgewerkt. Daardoor kan het zomaar voorkomen dat iedereen in het team hard werkt aan zijn of haar stukje, maar dat de puzzel aan het end niet gelegd kan worden. Het matcht niet precies. De vraag is natuurlijk of je dit kan voorkomen en hoe dan. Processen die niet voldoende zijn uitgekristalliseerd, zorgen voor wat ik noem ruis op de lijn. Er kunnen twee dingen gebeuren. Mensen gaan hun eigen gang en doen wat zij denken dat goed is. Of mensen gaan op zoek naar bevestiging en aanknopingspunten om te zorgen dat ze hun werk goed kunnen doen.

Effectieve team-communicatie

Bij het eerste kan je je helemaal voorstellen dat de puzzelstukjes niet meer in elkaar passen. Dat zou toeval zijn. Denk aan een lancering waar je een video hebt, een landingspagina en een serie opvolgmails. Als degene die de mails schrijft, de video niet kan vinden en dan maar aan de slag gaat, ontstaat er vrijwel zeker een mismatch. De content van de video aan de ene kant en de follow-up mails aan de andere kant sluiten niet goed op elkaar aan. Dit proces kan gemakkelijk ondersteund worden met een paar afspraken en eventueel automatisering. Bijvoorbeeld door automatisch een mail te laten sturen naar degene die de e-mails maakt zodra de video ge-upload wordt.

In het tweede geval, bij onzekerheid van teamleden, zijn uitgewerkte processen helemaal een uitkomst. Hiermee borg je namelijk dat duidelijk is waar iemand iets kan vinden, hoe bepaalde taken uitgevoerd moeten worden, waar je met vragen terecht kan en hoe die vragen gesteld worden. Het klinkt flauw, maar het haalt de ruis van de lijn. Een VA of ander teamlid kan zich volledig concentreren op wat hij of zij doet en alle randzaken zijn helder. Goed voor het team, fijn voor het teamlid en heel goed voor het resultaat.

Het kan niet zonder structuur

Een klein probleempje is vaak dat er nogal wat stress rust op de term ‘processen uitwerken’. Daar heb ik het in eerder podcasts ook al over gehad. En ik vind dat jammer. Jammer, omdat het een gemiste kans is als je de boel een beetje losjes organiseert, eigen verantwoordelijkheid verwacht en bang bent dat de creativiteit verloren gaat. Wat het is zoals Hanneke Wessel al zei in haar interview (#6):

“Als het een zooitje is, mis je alle fun.”

Daar ben ik het helemaal mee eens. Je creëert ruimte voor creativiteit als mensen zich niet bezig hoeven te houden met details. Je creëert tijd als tijd niet verloren gaat aan bevestiging zoeken dat wat iemand doet ook goed is. Je creëert overzicht als processen helder zijn, zodat jij als ondernemer en je team gewoon weet wat er gaat gebeuren.

Klaar voor meer structuur?

De vraag is natuurlijk of jouw business achter de schermen al slim is ingericht. Zo slim dat je tijd, overzicht en ruimte voor creativiteit creëert en daarmee je klanten nog beter kan helpen.

Wil jij aan de slag om nu eindelijk is dat zooitje achter de schermen op te ruimen? Plan dan een call in om te bespreken of we een match zijn en de Making Systems Work-methode voor jou passend is. En ik hoor heel graag hoe jij ervoor staat en wat je meeneemt uit deze aflevering.

Stuur me een DM op Insta (@mirjan_howtohotspot) of LinkedIn of laat een comment achter onder dit artikel.

Deze podcast is uit de serie: [Business Back-end Basics]

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?

Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.

Geef een antwoord