structuur achter de schermen

Het tasje van de Queen #42

Structuur achter de schermen valt niet altijd op. Nu ze er niet meer is, horen we van alles over de Queen en hoe ze haar bedrijf runde. Wat kan jij leren van het tasje van de Queen?

Liever luisteren via Apple podcasts of Spotify?

Klik hierboven op ‘Luister via’ om naar Spotify of iTunes te gaan.

Transcript

Tenzij je onder een steen geleefd hebt, weet je dat Queen Elisabeth II overleden is. Ik neem deze podcast op in september 2022, voor het geval je later luistert. Het einde van een tijdperk en dus verschijnt er van alles op internet over deze bijzondere vrouw. Wat je er ook van vindt, 70 op de troon…pff zij liever dan ik, maar respect!

Als je denkt aan processen structureren kunnen we namelijk heel wat leren.

Structuur achter de schermen

Een heel bedrijf had ze te runnen, en wat voor bedrijf.

In de afgelopen dagen verschenen allerlei artikelen over haar werk als koningin, haar leven met alle ups en downs, haar voorliefde voor honden en paarden, haar voorkeur voor zijden sjaals boven de kroon en tuinieren. Afijn je hebt het vast ook gelezen of gehoord of gezien.

In al die artikelen, vond ik er eentje over haar kledingkeuze waar niets aan het toeval overgelaten werd. Zelfs haar nieuwe schoenen werden blijkbaar ingelopen door iemand met dezelfde schoenmaat.

Geinig vond ik het geheim van haar tasjes. Of liever gezegd, de geheimtaal in tasjesvorm. Want wat blijkt, als ze haar tasje op tafel zette tijdens een diner bijvoorbeeld, wilde ze weg of als ze haar tasje van arm verwisselde wilde ze verlost worden van haar gesprekspartner en zo waren er meer geheime signalen. Ze waren bedoeld om haar optimaal te kunnen ondersteunen.

Of het nu waar is of niet, het is een knap staaltje organisatie. Het betekent dat haar medewerkers goed op de hoogte moesten zijn en alert op haar signalen. En dat niet alleen. Ze wisten ook op een adequate manier te handelen als het signaal kwam.

En dat was niet het enige, logisch natuurlijk. Charles heeft even de tijd gehad om zich voor te bereiden op de troonopvolging. Dat draaiboek is jarenlang verbeterd, aangepast en geperfectioneerd. Van alles moet daarin staan, wanneer hij op TV zou komen, wat hij zou zeggen, hoe hij zich moest kleden en gedragen. En vast nog heel veel meer. Een protocol dat niet veel ruimte geeft voor spontane acties.

Uit alles spreekt structuur en organisatie, wat natuurlijk niet zo gek is in zo’n rol of functie.

De kunst is om het niet star en totaal inflexibel te laten zijn (en overkomen).

Het grote voordeel is dat het heel veel rust brengt, omdat iedereen weet wat gaat gebeuren en wanneer. Stel dat het in jouw bedrijf zo werkt; ieder teamlid – nieuw of al lang bezig – weet wat er moet gebeuren in verschillende situaties. Wie verantwoordelijk is en hoe iemand geacht wordt te reageren. Niet letterlijk, maar wel via welk kanaal reageren we en wat wordt ongeveer de boodschap. Wat zou je daarvan vinden?

Fijn of niet fijn: structuur achter de schermen

Eerlijk gezegd, benauwt het idee mij wel. Maar aan de andere kant heb ik zelf ervaren hoe fijn het is als ik niet voor de tiende keer hoef uit te leggen hoe we video’s editen, waar de link moet worden opgeslagen en waar de klanten te vinden zijn voor de verschillende tools en hoe de thumbnail eruit moet zien. We kunnen het hebben over de inhoud en dat is veel meer waard. Dus bottom line levert het veel meer op dan het kost. Het geeft mij flexibiliteit en ruimte voor creativiteit, omdat ik niet hoef na te denken over al dat soort praktische vragen. En dat niet alleen mijn team kan ook zelfstandig aan de slag en sparren over dingen die echt belangrijk zijn. Bovendien krijg ik met regelmaat suggesties dat het proces beter kan. Ik kan mijn tijd en energie anders inzetten. Voor een veel leuker doel 😉 Herken je dat? Ik bedoel, dat structuur je benauwt of heb je dat helemaal niet? Leuk als je het laat weten via comment hieronder of op LinkedIn.

Structuur achter de schermen: hoe dan?

Maar dan blijft misschien de vraag hangen, hoe dan? Waar begin ik? Wie gaat dat doen? Moet ik dat allemaal zelf uitwerken en inregelen? Het korte antwoord is Nee, dat hoeft niet. Sterker nog, als je al met een teamlid werkt, is het beter als je het niet zelf doet. Laat teamleden hun eigen werk documenteren. Zo kan je samen bekijken waar het slimmer kan en het scheelt jou werk en tijd. En trap niet in de valkuil om het moeilijk te maken. Houd het simpel en documenteer wat is. Ga niet te veel veranderen in dit proces. Je zult zien, in korte tijd is binnen jouw bedrijf heel veel meer duidelijkheid en structuur aanwezig. Heb je nog geen teamlid of teamleden? Begin dan zelf met die werkzaamheden die je als eerste zou willen uitbesteden. Dan is de stap om daadwerkelijk te gaan uitbesteden veel kleiner en gemakkelijker.

Het tasje van de Queen staat symbool voor structuur en organisatie achter de schermen van het paleis. Wat is of wordt jouw tasje?

Heb je nog geen equivalent van het tasje van de Queen? Ga er dan vandaag nog mee aan de slag. Het geeft je zoveel tijd, rust en overzicht, zodat je focus kan houden op wat jij leuk en belangrijk vind in je bedrijf. Teamleden kunnen dan zorgdragen voor al het andere.

Vraag je je nu af hoe je in jouw drukke business de stap kan zetten naar meer structuur en organisatie? Wil je daar hulp bij? Laten we in gesprek gaan om te kijken of ik de match ben die jou daarbij kan helpen. Dat kan simpel door me een DM te sturen op Instagram of LinkedIn.

Vond je deze podcast interessant? Abonneer je in je favoriete podcast app om geen aflevering te missen. En als je daar toch bent, zou je mij een enorm plezier doen als je review achterlaat.

Geef een antwoord